Thay đổi người đại diện theo pháp luật là thủ tục cần thiết khi doanh nghiệp có sự thay đổi nhân sự chủ chốt. Bài viết này hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật theo Luật Doanh nghiệp 2020, giúp bạn hoàn tất nhanh chóng chỉ với hai bước đơn giản.
Mục lục
1. Xác định trường hợp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật giữ vai trò đặc biệt quan trọng, là người đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Do đó, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật cần được thực hiện kịp thời và đúng quy định.
Các trường hợp doanh nghiệp cần tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:
- Thay đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể chủ động thay đổi người đại diện theo pháp luật để phù hợp với chiến lược, kế hoạch kinh doanh hoặc cơ cấu tổ chức trong từng thời kỳ.
- Người đại diện theo pháp luật hiện tại không còn đủ điều kiện: Điều này xảy ra khi người đại diện theo pháp luật chết, bị Tòa án tuyên bố là mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, từ chức, bị miễn nhiệm, hoặc không còn đáp ứng các điều kiện khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
- Liên quan đến việc ủy quyền: Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này xuất cảnh khỏi Việt Nam, nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì phải thực hiện thủ tục thay đổi. Tương tự, khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ, doanh nghiệp cũng cần tiến hành thay đổi.
- Trường hợp đặc biệt với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Nếu thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề vì phạm các tội theo quy định của Bộ luật Hình sự, thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên.
Xác định chính xác trường hợp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật là bước quan trọng đầu tiên để doanh nghiệp thực hiện thủ tục này đúng quy định, đảm bảo tính pháp lý và tránh những rủi ro không đáng có.
2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một quá trình gồm hai bước chính, thực hiện tại hai cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế.
a. Thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
-
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật do người đại diện theo pháp luật mới ký (theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);
- Quyết định bằng văn bản về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật: Quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên, Quyết định của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực);
- Văn bản ủy quyền (trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục thì phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện thủ tục, kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân người được ủy quyền).
- Cách thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua mạng điện tử (qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp) tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, trong đó cập nhật thông tin về người đại diện theo pháp luật mới.
b. Thông báo với Cơ quan thuế
- Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
-
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (theo mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật mới.
- Cách thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thời hạn: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Lưu ý quan trọng
- Điều kiện của người đại diện theo pháp luật: Doanh nghiệp cần kiểm tra, đảm bảo người được cử làm người đại diện theo pháp luật mới đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ công ty.
- Thời hạn thông báo: Doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn 10 ngày để thông báo thay đổi với cơ quan thuế. Việc chậm trễ có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, với mức phạt tiền có thể lên đến 20.000.000 đồng.
- Ủy quyền thực hiện thủ tục: Trường hợp người đại diện theo pháp luật không thể trực tiếp thực hiện thủ tục, có thể ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ thực hiện. Văn bản ủy quyền cần nêu rõ phạm vi ủy quyền và phải tuân thủ quy định của pháp luật về ủy quyền.
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ trực tiếp với Pháp Luật Việt qua hotline 1900 996616 để được tư vấn chi tiết.
