Việc lập biên bản xử lý vi phạm hành chính là bước không thể thiếu trong quá trình xử lý vi phạm. Theo Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020), một số trường hợp bắt buộc phải lập biên bản để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
1. Trường hợp nào phải lập biên bản xử lý vi phạm hành chính?
Các trường hợp phải lập biên bản xử lý vi phạm hành chính theo khoản 3 Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP như sau:
- Một hành vi vi phạm hành chính chỉ bị lập một biên xử lý vi phạm hành chính và ra quyết định xử phạt một lần. Trường hợp hành vi vi phạm đã bị lập biên bản xử lý vi phạm hành chính nhưng chưa ra quyết định xử phạt mà cá nhân, tổ chức không thực hiện yêu cầu, mệnh lệnh của người có thẩm quyền, vẫn cố ý thực hiện hành vi vi phạm đó thì:
Người có thẩm quyền phải áp dụng biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý vi phạm hành chính phù hợp để chấm dứt hành vi vi phạm.
Khi ra quyết định xử phạt đối với hành vi đó, người có thẩm quyền xử phạt có thể áp dụng tình tiết tăng nặng quy định tại điểm i khoản 1 Điều 10 Luật Xử lý vi phạm hành chính;
Hoặc xử phạt đối với hành vi không thực hiện yêu cầu, mệnh lệnh của người có thẩm quyền trong trường hợp nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước tương ứng có quy định và xử phạt đối với hành vi vi phạm đã lập biên bản nhưng chưa ra quyết định xử phạt;
- Trường hợp một cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau trong cùng một vụ vi phạm, thì người có thẩm quyền lập một biên bản vi phạm hành chính, trong đó ghi rõ từng hành vi vi phạm;
- Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức cùng thực hiện một hành vi vi phạm hành chính trong cùng một vụ vi phạm, thì người có thẩm quyền có thể lập một hoặc nhiều biên bản vi phạm hành chính đối với từng cá nhân, tổ chức vi phạm.
- Trường hợp giá trị tang vật, phương tiện vi phạm hành chính khác nhau, thì người có thẩm quyền phải ghi rõ giá trị tang vật, phương tiện vi phạm hành chính của từng cá nhân, tổ chức vi phạm;
- Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau trong cùng một vụ vi phạm, thì người có thẩm quyền có thể lập một hoặc nhiều biên bản vi phạm hành chính, trong đó ghi rõ từng hành vi vi phạm của từng cá nhân, tổ chức;
- Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính nhiều lần, thì người có thẩm quyền lập một biên bản vi phạm hành chính, trong đó ghi rõ từng hành vi vi phạm và từng lần vi phạm.
2. Thời hạn lập biên bản xử lý vi phạm hành chính
Dựa theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 của Nghị định số 118/2021/NĐ-CP, thời hạn để lập bản biên bản được xác định cụ thể như sau:
- Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ thời điểm phát hiện vi phạm hành chính, biên bản vi phạm hành chính phải được lập.
- Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ thời điểm phát hiện vi phạm hành chính, biên bản vi phạm hành chính phải được lập đối với những vụ việc có tính chất phức tạp, phạm vi ảnh hưởng rộng, tác động đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
- Khi vi phạm hành chính được phát hiện thông qua phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc cần phải tiến hành xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm, xác minh các tình tiết liên quan, thời hạn lập biên bản là 03 ngày làm việc kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm hoặc nhận được kết quả xác định giá trị, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm, xác minh liên quan.
- Đối với các vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa, người có thẩm quyền lập biên bản hoặc người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm lập biên bản và chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi phương tiện đó cập bến (sân bay, bến cảng, nhà ga).
- Trong trường hợp một vụ việc có nhiều hành vi vi phạm, trong đó có hành vi được phát hiện qua phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc cần xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm, xác minh tình tiết liên quan, biên bản vi phạm phải được lập trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm hoặc nhận được đầy đủ kết quả xác định giá trị, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan.
3. Quy trình lập biên bản xử lý vi phạm hành chính
Theo Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, thủ tục xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản được tiến hành qua các bước cơ bản sau:
Bước 1: Lập biên bản xử lý vi phạm hành chính
Căn cứ Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020), khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực mình quản lý trong quá trình thi hành công vụ, người có thẩm quyền phải tiến hành lập biên bản. Người có thẩm quyền ở đây bao gồm người có quyền xử phạt hoặc người đang thực thi nhiệm vụ.
Trường hợp người có thẩm quyền lập biên bản nhưng không có thẩm quyền xử phạt, họ chỉ được ghi nhận vi phạm trong phạm vi nhiệm vụ được giao và phải chịu trách nhiệm về nội dung biên bản.
Bước 2: Tiến hành xác minh tình tiết vụ việc
Đây là bước bắt buộc do người có thẩm quyền xử phạt thực hiện, theo Điều 59 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, nhưng chỉ tiến hành khi thấy cần thiết.
Việc xác minh có thể diễn ra trước, sau khi lập biên bản hoặc song song với các thủ tục khác cho đến khi ra quyết định xử phạt. Kết quả xác minh phải được lập thành văn bản.
Bước 3: Định giá tang vật vi phạm để làm cơ sở xác định khung phạt và thẩm quyền xử phạt
Điều 60 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (bổ sung năm 2020) quy định, khi mức phạt và thẩm quyền xử phạt dựa vào giá trị tang vật vi phạm, người đang thụ lý vụ việc có trách nhiệm xác định giá trị này và chịu trách nhiệm về kết quả xác định.
Bước 4: Thực hiện quyền giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm
Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) nêu rõ, nếu hành vi vi phạm có thể bị áp dụng hình thức xử phạt tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề, đình chỉ hoạt động có thời hạn, hoặc mức phạt tiền tối đa từ 15.000.000 đồng (cá nhân) hoặc 30.000.000 đồng (tổ chức) trở lên, cá nhân, tổ chức vi phạm có quyền giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt.
Bước 5: Ban hành quyết định xử phạt
Khi ra quyết định xử phạt, cần lưu ý:
- Tuân thủ thời hạn: Trong vòng 07 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm (theo Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, sửa đổi, bổ sung năm 2020).
- Sử dụng đúng mẫu quyết định được ban hành kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP.
>>Xem thêm: Quy trình xử phạt vi phạm hành chính theo Luật Xử lý vi phạm hành chính
