Hoạt động chứng thực tại Việt Nam được điều chỉnh bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ. Nghị định này quy định về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng và giao dịch. Hiện tại, không có văn bản pháp lý mang tên “Luật Chứng thực”.
Mục lục
1. Khái niệm Chứng thực
Chứng thực, theo Luật Chứng thực, là việc cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền xác nhận tính hợp pháp, tính chính xác của các giấy tờ, tài liệu hoặc chữ ký. Mục đích của chứng thực là bảo đảm tính pháp lý của các giao dịch và hợp đồng, đồng thời tạo niềm tin cho các bên liên quan trong các quan hệ dân sự, thương mại. Chứng thực giúp ngăn ngừa tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các cá nhân, tổ chức.
Chứng thực không chỉ là việc xác nhận tính hợp pháp của tài liệu, mà còn có vai trò quan trọng trong việc tạo sự tin tưởng giữa các bên trong giao dịch. Các cơ quan chứng thực có thể bao gồm tổ chức công chứng, tổ chức có thẩm quyền hoặc các cơ quan nhà nước khác. Quá trình chứng thực giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp, đồng thời bảo đảm tính hợp lệ của các hợp đồng, giao dịch, giúp các tài liệu được công nhận hợp pháp trong quá trình giải quyết các vấn đề pháp lý.
Điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch tài chính, bất động sản hoặc thỏa thuận trong hôn nhân, nơi mà sự rõ ràng và minh bạch là yếu tố then chốt để tránh những rủi ro không đáng có.
2. Các hình thức Chứng thực phổ biến
Dựa trên Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có thể phân loại chứng thực thành bốn loại chính:
- Sao y từ sổ gốc: Cơ quan, tổ chức đang lưu giữ sổ gốc sẽ căn cứ thông tin trên sổ để tạo ra bản sao. Nội dung bản sao này phải trùng khớp hoàn toàn với sổ gốc.
- Sao y từ bản chính: Dựa vào bản gốc, cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao là đúng với bản gốc.
- Xác nhận chữ ký: Cơ quan có thẩm quyền xác thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản đúng là của người yêu cầu.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Cơ quan có thẩm quyền xác nhận các yếu tố như: Thời gian, địa điểm ký kết; năng lực hành vi, sự tự nguyện, và chữ ký/điểm chỉ của các bên tham gia.
3. Hiệu lực pháp lý của văn bản Chứng thực
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của các loại văn bản chứng thực như sau:
- Bản sao từ sổ gốc: Có thể thay thế bản chính trong giao dịch (trừ trường hợp luật quy định khác).
- Bản sao từ bản chính: Có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong giao dịch (trừ trường hợp luật quy định khác).
- Chữ ký được chứng thực: Xác nhận người yêu cầu chính là người đã ký, tạo cơ sở xác định trách nhiệm của họ về nội dung văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực: Có giá trị chứng cứ về thời gian, địa điểm ký kết; năng lực hành vi, sự tự nguyện và chữ ký/điểm chỉ của các bên.
>>Xem thêm: Quy trình chứng thực Di chúc đơn giản 2025
4. Nơi thực hiện Chứng thực
Theo Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
- Địa điểm: Việc chứng thực thường diễn ra tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt (người yêu cầu già yếu, đi lại khó khăn, đang bị giam giữ, thi hành án tù hoặc lý do chính đáng khác), việc chứng thực di chúc, hợp đồng, giao dịch, chữ ký có thể được thực hiện ngoài trụ sở.
- Ghi chú: Cần ghi rõ địa điểm, thời gian (nếu ngoài trụ sở) khi thực hiện chứng thực.
- Trách nhiệm của cơ quan chứng thực: Phải bố trí nhân sự tiếp nhận yêu cầu vào các ngày làm việc trong tuần; niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết, lệ phí và chi phí liên quan.
5. Ngôn ngữ sử dụng trong Chứng thực Hợp đồng, giao dịch
Điều 11 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
- Ngôn ngữ chính: Tiếng Việt là ngôn ngữ chính thức được sử dụng.
- Trường hợp không thông thạo tiếng Việt: Người yêu cầu chứng thực cần có người phiên dịch hỗ trợ nếu không sử dụng thành thạo tiếng Việt.
6. Lệ phí chứng thực
Mức thu phí chứng thực quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC như sau:
| Stt | Nội dung thu | Mức thu |
| 1 | Phí chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính |
| 2 | Phí chứng thực chữ ký | 10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản |
| 3 | Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch: | |
| a | Chứng thực hợp đồng, giao dịch | 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
| b | Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch | 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
| c | Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực | 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ trực tiếp với Pháp Luật Việt qua hotline 1900 996616 để được tư vấn chi tiết. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn giải đáp mọi thắc mắc về các vấn đề pháp lý liên quan. Đừng ngần ngại liên hệ để được hỗ trợ tốt nhất!
