Thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn mới nhất

Khi gặp tình huống mất hoặc hư hỏng giấy tờ, bạn cần thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình và các yêu cầu cần thiết để xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn đúng pháp luật.

1. Giấy chứng nhận kết hôn là gì? Khi nào cần xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn?

Giấy chứng nhận kết hôn là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, xác lập quan hệ hôn nhân giữa nam và nữ khi họ thực hiện thủ tục đăng ký. Tài liệu này không chỉ là bằng chứng chứng minh hai người là vợ chồng hợp pháp mà còn đóng vai trò thiết yếu trong nhiều thủ tục pháp lý khác của vợ chồng về sau. Do đó, việc xin cấp lại giấy chứng nhận này là vô cùng cần thiết khi bản gốc bị rách, mất, thất lạc, mờ hoặc không còn nguyên vẹn.

2. Thẩm quyền cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn

Việc xin cấp lại giấy tờ liên quan đến đăng ký kết hôn được thực hiện tại các cơ quan có thẩm quyền khác nhau, tùy thuộc vào loại giấy tờ cần thiết:

• Đối với bản chính giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (thực chất là thủ tục đăng ký lại): Cơ quan có thẩm quyền là Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu đang thường trú. Quy định về việc này được nêu tại Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.
• Đối với bản sao giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (bản sao trích lục kết hôn): Bạn có thể yêu cầu cấp tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi việc đăng ký kết hôn ban đầu được thực hiện. Việc cấp bản sao trích lục này tuân thủ Luật Hộ tịch năm 2014.

3. Điều kiện xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn

3.1. Đăng ký lại kết hôn để được cấp bản chính mới

Theo Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, công dân có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại kết hôn để được cấp bản chính giấy chứng nhận kết hôn mới nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Việc đăng ký kết hôn ban đầu được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016.
• Cả sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch về việc kết hôn đều bị mất.
• Cả hai vợ chồng vẫn còn sống tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Có đầy đủ bản sao hoặc các tài liệu, giấy tờ liên quan đến việc đăng ký kết hôn trước đây.
  Như vậy, chỉ khi thỏa mãn các điều kiện nêu trên, cá nhân mới đủ điều kiện để được cấp lại bản gốc giấy chứng nhận kết hôn thông qua thủ tục đăng ký lại.

3.2. Xin cấp bản sao trích lục giấy chứng nhận kết hôn

Nếu công dân làm mất hoặc làm rách bản chính giấy chứng nhận kết hôn, họ có thể yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy chứng nhận kết hôn.
Bản sao trích lục này có giá trị pháp lý tương đương bản chính và được sử dụng để đối chiếu, chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn

4.1. Hồ sơ đăng ký lại kết hôn, xin cấp lại giấy chứng nhận kết hôn

Để xin cấp lại giấy chứng nhận kết hôn, cá nhân cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai xin cấp lại giấy kết hôn (đăng ký lại kết hôn);
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kết hôn được cấp trước đây.

Lưu ý:

Trường hợp cá nhân không có bản sao giấy chứng nhận đăng ký kết hôn thì có thể nộp bản sao giấy tờ hoặc hồ sơ cá nhân chứa thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn.

4.2. Hồ sơ xin cấp lại trích lục bản sao giấy chứng nhận kết hôn

Đối với trường hợp cá nhân không đủ điều kiện đăng ký lại kết hôn và có nhu cầu được cấp bản sao trích lục giấy chứng nhận kết hôn, hồ sơ cần nộp bao gồm:

• Tờ khai theo mẫu quy định về việc đề nghị cấp bản sao trích lục giấy chứng nhận đăng ký kết hôn;
• Bản sao có chứng thực các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung của bản trích lục.

>>Xem thêm: Điều kiện kết hôn mới nhất năm 2025

5. Thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn

5.1. Đăng ký lại kết hôn

(1) Quy trình đăng ký lại kết hôn tại UBND nơi đăng ký ban đầu

Bước 1: Nộp hồ sơ

Cá nhân cần nộp đầy đủ bộ hồ sơ theo yêu cầu, gửi đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.

Bước 2: Thẩm tra và giải quyết

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu các giấy tờ đáp ứng đầy đủ, chính xác và đúng quy định pháp luật, cán bộ sẽ tiến hành đăng ký lại theo trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 18 Luật Hộ tịch 2014.

(2) Quy trình đăng ký lại kết hôn tại UBND không phải nơi đăng ký ban đầu

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người dân nộp đầy đủ bộ hồ sơ, gửi đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.

Bước 2: Thẩm tra ban đầu

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ kiểm tra, xác minh tính hợp lệ của các giấy tờ.

Bước 3: Đề nghị xác minh tại nơi đăng ký gốc

Nếu việc đăng ký lại được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã khác với nơi đã đăng ký kết hôn trước đây, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ báo cáo Chủ tịch UBND để gửi văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký ban đầu kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương đó.

Bước 4: Nơi đăng ký ban đầu phản hồi

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký trước đây sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về tình trạng lưu giữ sổ hộ tịch (còn hay không còn).

Bước 5: Hoàn tất thủ tục tại nơi nộp hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được kết quả xác minh về việc sổ hộ tịch không còn được lưu giữ tại nơi đăng ký ban đầu, nếu bộ hồ sơ đáp ứng đầy đủ, chính xác và đúng quy định pháp luật, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tiến hành thực hiện việc đăng ký lại kết hôn theo trình tự quy định.

Lưu ý: Quan hệ hôn nhân được công nhận có hiệu lực kể từ ngày đăng ký kết hôn trước đây. Ngày này sẽ được ghi rõ trong Giấy chứng nhận kết hôn và Sổ hộ tịch mới. Trường hợp không xác định được chính xác ngày, tháng đăng ký trước đây, quan hệ hôn nhân sẽ được công nhận từ ngày 01 tháng 01 của năm đó.

(Căn cứ tại Khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)

5.2. Cấp lại bản sao trích lục Giấy chứng nhận kết hôn

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thủ tục để được cấp bản sao trích lục hộ tịch được thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp yêu cầu

Cá nhân có nhu cầu được cấp bản sao trích lục trực tiếp hoặc thông qua người đại diện nộp tờ khai theo mẫu quy định tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Đối với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục của cá nhân, họ gửi văn bản yêu cầu, trong đó nêu rõ lý do, đến Cơ quan này.

Bước 2: Xử lý và trả kết quả

Ngay sau khi tiếp nhận yêu cầu:

• Nếu yêu cầu hợp lệ và đủ điều kiện, Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch sẽ cấp bản sao trích lục cho người nộp đơn.
• Nếu không đủ điều kiện, Cơ quan sẽ thông báo lý do cho người yêu cầu.

(Căn cứ: Điều 64 Luật Hộ tịch 2014; khoản 3 Điều 13 Nghị định 87/2020/NĐ-CP)

6. Những câu hỏi thường gặp (FAQ) về việc cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn

6.1. Tôi có thể xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn tại đâu?

Bạn có thể xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn tại cơ quan đăng ký kết hôn đã cấp giấy ban đầu hoặc tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền gần nhất. Thường là UBND cấp xã/phường nơi bạn đã đăng ký kết hôn trước đó. Nếu bạn không thể đến cơ quan này, bạn có thể đến các cơ quan cấp phép tại nơi cư trú hiện tại để yêu cầu cấp lại giấy.

6.2. Nếu Giấy chứng nhận kết hôn bị mất thì có cần phải khai báo mất mát không?

Bạn không bắt buộc phải khai báo mất mát với cơ quan công an. Tuy nhiên, bạn cần chứng minh rằng Giấy chứng nhận kết hôn của bạn đã bị mất hoặc không thể sử dụng được. Cơ quan đăng ký kết hôn có thể yêu cầu bạn cung cấp các thông tin khác để xác minh tình trạng mất mát như: cung cấp chứng cứ từ gia đình, xác nhận từ người thân hoặc các tài liệu khác liên quan.

6.3. Nếu Giấy chứng nhận kết hôn bị hư hỏng thì có phải thay đổi nội dung trong giấy tờ?

Nếu Giấy chứng nhận kết hôn bị hư hỏng nhưng thông tin vẫn rõ ràng và có thể sử dụng được, bạn chỉ cần yêu cầu cấp lại giấy mới mà không cần sửa đổi thông tin. Tuy nhiên, nếu có sai sót trong thông tin (ví dụ như sai tên, ngày tháng năm sinh), bạn cần yêu cầu chỉnh sửa và cấp lại giấy mới với các thông tin chính xác.

6.4. Nếu phát hiện thông tin trên Giấy chứng nhận kết hôn bị sai sót, tôi phải làm gì?

Nếu bạn phát hiện thông tin trên Giấy chứng nhận kết hôn không chính xác (như sai tên, ngày tháng năm sinh, hoặc địa chỉ), bạn cần liên hệ ngay với cơ quan đăng ký kết hôn đã cấp giấy để yêu cầu chỉnh sửa thông tin. Việc sửa đổi này có thể được thực hiện nhanh chóng nếu các thông tin sai sót là do lỗi của cơ quan cấp phép.

6.5. Trong trường hợp hồ sơ bị thiếu sót, tôi phải làm gì?

Nếu trong quá trình xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn, cơ quan có thẩm quyền phát hiện hồ sơ của bạn thiếu giấy tờ hoặc tài liệu cần thiết (như giấy tờ chứng minh mất mát, hoặc giấy tờ cá nhân), cơ quan sẽ yêu cầu bạn bổ sung đầy đủ. Bạn cần nhanh chóng cung cấp các giấy tờ bổ sung mà cơ quan yêu cầu để tránh làm chậm quá trình cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn.

>>Xem thêm: Tuổi đăng ký kết hôn của nam, nữ hiện nay?

Việc xin cấp lại Giấy chứng nhận kết hôn là một thủ tục quan trọng để đảm bảo quyền lợi pháp lý của vợ chồng. Bằng cách thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn có thể nhanh chóng khôi phục giấy tờ quan trọng này. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ trực tiếp với Pháp Luật Việt qua hotline 1900 996616 để được tư vấn chi tiết.